Ressourcen-Management mit PROCURARE - so komfortabel kann Ressourcen-Verwaltung sein

Neben der Buchung von Ressourcen durch eigene Mitarbeiter der Kommune oder Stadt kann die Buchung auch für externe Einrichtungen, wie z.B. Vereine oder Unternehmen freigegeben werden. Auf Wunsch verschickt PROCURARE automatisch formelle Buchungsbestätigungen per Email (optional auch per Fax).

So lassen sich verschiedene Buchungs-Szenarien umsetzen:

• Raumbuchung (Besprechungsräume, Veranstaltungsflächen, Seminarräume)
• Fuhrpark-Management
• Sportplätze (mit Teilbuchung, Zubuchung von Umkleiden, etc.)
• Sporthallen (mit Buchung von Hallenteilen)
• Bühnenteile, Bestuhlungen, Spülmobile
• Beamer, Laptops, Spezialwerkzeuge

Neben dem reinen Ressourcen Management kann PROCURARE auch genutzt werden, um vertrauliche Informationen zu verwalten, die zentral abgelegt werden sollen, wie z.B.:

• Handy-Verträge (mit PINs, PUKs, Laufzeit, Anbieter, etc.)
• Passwörter für Zugangsgeschützte Geräte und Maschinen
• Verträge mit Kündigungsfristen und Vertragsenden

Oft werden neben der eigentlichen Buchung von Ressourcen noch weitere Dienste, wie z.B. Kaffee-Gedecke, Getränke, Beamer bei einer Raumbuchung oder PKW-Ausstattung wie Navi, Anhänger o.ä. im Bereich Fuhrpark benötigt, die von unterschiedlichen Stellen verwaltet werden.

Die Software PROCURARE ermöglicht die Abwicklung aller Prozesse mit einem Klick. So wird die Kantine automatisch mit allen notwendigen Informationen versorgt, um die Bewirtung sicher zu stellen. Die IT-Abteilung wird über den notwendigen Beamer informiert und optional auch noch die Veranstaltung für die Anzeige auf dem Infoscreen im Foyer gemeldet. Ebenso werden alle Beteiligten automatisch per Email benachrichtigt, wenn sich Änderungen in der Buchung oder eine Stornierung ergeben, bei kurzfristigen Änderungen auf Wunsch auch per SMS. Durch die Automatisierung der Kommunikation wird der Zeitbedarf für die Abwicklung komplexer Buchungen mit Hilfe der Ressourcen Management Software PROCURARE gegenüber der manuellen Abwicklung um durchschnittlich etwa 20 Minuten gesenkt.

Die Software PROCURARE unterstützt auch Gruppenbuchungen, mit denen mehrere Ressourcen nach freien gemeinsamen Terminen durchsucht und gebucht werden können. Dies ist für unterschiedliche Ressourcen wichtig, um gebucht zu werden.

Mit dem Zusatz-Modul IMPENSA behalten Sie den Überblick über die Kosten der Ressourcen-Nutzung. Alle verursachten Kosten lassen sich auf die Ressourcen buchen und auswerten.

Die Nutzungsumlagen können direkt anteilig aus den ermittelten Kosten berechnet und auf die jeweiligen Abteilungen der Gemeinde oder Stadt verteilt werden. Die berechneten Umlagen werden auf die Kostenstellen der Abteilungen gebucht und können am Ende eines Bezugszeitraumes ausgewertet und für die Kostenrechnung in die eigene Fibu exportiert werden.

Externe Nutzer erhalten von PROCURARE eine Buchungsbestätigung mit Kostennote. Entsprechende Nutzungsdaten können wiederum in der Fibu den Zahlungseingängen zugeordnet werden.

Die Software PROCURARE kennt die Rollen„Bucher“, „Ressourcen-Manager“, „Buchungs-Manager“ sowie „Admin“ und „Gast“

„Bucher“ lassen sich Abteilungen und Gruppen zuordnen: Die Abteilungen legen die Kostenstelle für die Umlage der Nutzungskosten fest, die Gruppen die Rechte ihrer Mitglieder zur Nutzung von Ressourcen.

So können beispielsweise Fahrzeuge für Langstrecken vor Mitarbeitern verborgen werden, die nur eine Kurzstrecke fahren wollen, damit die Buchung – und einhergehende Kosten – der Nutzung entspricht.

Definieren Sie Ihre eigenen Ressourcen und weisen Sie ihnen individuelle Eigenschaften zu. Die Datenhaltung von PROCURARE ist volldynamisch und lässt sich leicht ohne Programmierung an die speziellen Bedürfnisse jeder Verwaltung anpassen.

Sie bestimmen nicht nur die zu jeder Ressource verwalteten Informationen selbst, sondern auch die Art der verwendeten Ressourcen. Neben Standard-Situationen wie PKW- und Raum-Buchungen können Sie auch Sportplätze, Turnhallen und Infrastruktur wie Bestuhlungen, Tische und Bühnenteile verwalten und buchbar machen.

Sie bestimmen dabei auch, welche Angabe die Nutzer bei einer Buchung machen müssen und welche Angaben bei Übernahme und Rückgabe der jeweils genutzten Ressource gemacht werden müssen. Auch logische Funktionen wie Berechnungen und Abfragen sind möglich, um beispielsweise bei größeren Entfernungen mit 5 Personen nur entsprechend große PKW angeboten zu bekommen oder Fehleingaben abzufangen.

Die Ressourcen-Management Software PROCURARE ist als Cloud- und Inhouse-Lösung erhältlich und kann als Lizenz erworben oder über eine monatliche Gebühr gemäß Software-as-a-Service-Modell (SaaS) gemietet werden.

Alle für eine lokale Installation notwendigen Komponenten sind OpenSource.